Należy pamiętać, iż żadne fundusze nie nalezą się samorządom na zasadach, na przykład - „proporcjonalnie do liczby mieszkańców” lub „kto pierwszy ten lepszy”. O wszystkie dotacje trzeba „walczyć” w konkursach. Obowiązek taki wynika z unijnej zasady wybierania do dofinansowania tylko najlepszych projektów.

Nabory wniosków (konkursy) są przeprowadzane sukcesywnie, zgodnie z opracowanym harmonogramem. Wniosek można, bowiem złożyć wyłącznie w konkretnym terminie, w odpowiedzi na tzw. ogłoszenie naboru. Pierwsze konkursy na poszczególne typy inwestycji były ogłaszane sukcesywnie już w latach 2008-2009. Ustalono też, iż w jednym naborze każdy beneficjant będzie mógł złożyć maksymalnie 1 wniosek na określony typ inwestycji (czyli np. na wybrana jedną inwestycje drogowa), podczas gdy w latach 2004-2006 mógł tych wniosków złożyć dowolna liczbę.

Aby otrzymać dotację można podążyć jedną z dwóch dróg - albo skorzystać z usług renomowanych firm doradczych, oszczędzając czas i eliminując wiele trudności, albo spróbować samemu sporządzić wniosek.

Pierwszym krokiem w drodze do Funduszy Unijnych jest wytypowanie najbardziej efektywnego i dopasowanego do potrzeb naszych programu unijnego.

Warto zorganizować pewien okres czasu i poświęcić go na przygotowania i zgromadzenie informacji o wybranym programie pomocowym oraz na sprawdzeniu kryteriów dostępowych.

Należy starannie wybierać źródła informacji - wiarygodne dane znajdziemy na pewno na oficjalnych stronach rządowych np.:

· Portalu Funduszy Europejskich http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/

· Ministerstwa Rozwoju Regionalnego http://www.mrr.gov.pl

Czy też osobiście w Centralnym lub Regionalnych Punktach Informacyjnych. Adresy ich siedzib można znaleźć tutaj: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/dzialaniapromocyjne/PI/Strony/Ogolne_informacje_mapa_wojewodztw.aspx.

Środki unijne przyznawane są na konkretne cele oraz obszary wsparcia. Dlatego ważne jest, aby zidentyfikować cel, któremu ma służyć dany projekt oraz dziedzinę, której dotyczy. Za różne dziedziny wsparcia odpowiadają różne programy – trzeba, więc znaleźć program, za pośrednictwem, którego dofinansowane są dane projekty. Te informacje są również dostępne na stronach rządowych wspierających rozwój regionalny.

Każdy program składa się z osi priorytetowych (lub priorytetów), których cele są bardziej zawężone niż programu, natomiast każda oś priorytetowa zawiera jedno lub więcej działań (w niektórych programach nazewnictwo jest nieco odmienne). W ramach działań występują czasami także poddziałania czy schematy. Aby ustalić, do którego konkursu złożyć Wniosek o dofinansowanie, trzeba określić tę najmniejszą jednostkę.

Nabory do poszczególnych programów są ogłaszane, najczęściej ma to miejsce 1-2 miesiące przed rozpoczęciem naboru. W Internecie np.: na Portalu Funduszy Europejskich można wtedy znaleźć szczegółowe informacje, kiedy można składać wnioski, kto może je złożyć, gdzie to zrobić i jakie dokumenty są potrzebne. Wtedy też na stronach instytucji zarządzających takim programem są umieszczane do pobrania wszystkie potrzebne dokumenty takie jak np.: harmonogram, wzór wniosku, wzór umowy o dofinansowanie, kryteria wyboru projektów, instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie.

Może się jednak zdarzyć, że część administracji, odpowiedzialna za wdrażanie projektów nie zawsze dysponuje aktualnymi i poprawnymi informacjami, dlatego też warto poszukiwać informacji w wielu źródłach.

Drugim krokiem jest przygotowanie projektu i wypełnienie wniosku o przyznanie Funduszy Unijnych.

Wniosek to przede wszystkim dokumentem dla projektodawcy, a dopiero potem – dla urzędników. Ma charakter biznesplanu i odpowie projektodawcy, który inwestuje również własne środki, na pytanie, czy warto zainwestować, a jeśli tak, to, w jaki sposób.

Przykładowy cykl przygotowania projektu składa się z pięciu faz: