SMS-y od urzędnika, e-administracja u sołtysa – polskie urzędy korzystają z nowoczesnych narzędzi IT. Zmiany to efekt nowych przepisów, unijnych wymagań i rosnących oczekiwań. Klienci zaczynają wymagać od urzędów szybkiej i profesjonalnej obsługi. W 2011 roku zyskają jeszcze jedno narządzie komunikacji – elektroniczny dowód osobisty.

Zamiast stosów dokumentów – obieg elektroniczny – to już powoli norma w polskich samorządach. Większość gmin albo już ma, albo właśnie wdraża elektroniczny obieg spraw i dokumentów.

Porządek w e-papierach

Taki system powstaje na przykład w Grębocicach w powiecie polkowickim.  – Gdy zacznie działać, każde pismo po wpłynięciu do urzędu będzie skanowane i przesyłane do odpowiednich osób, które w określonym terminie będą wykonywać przewidziane procedurą czynności (odpowiedzi, pozwolenia, decyzje). Jeżeli tego nie zrobią, to dokładnie będzie wiadomo, kto i na jakim etapie wprowadził opóźnienie – wyjaśnia Adam Lasota, dyrektor sprzedaży MIS S.A.

W efekcie zamiast dokumentu w wielu wersjach i w komputerach różnych osób, w urzędzie będzie powstawał jeden wspólny wariant. Nawet jeżeli jedna osoba sporządzi pismo, a później inni pracownicy będą je modyfikowali, to wszyscy użytkownicy będą mieli dostęp do tej samej wersji dokumentu udostępnionego elektronicznie, a wprowadzone do niego zmiany będzie można śledzić na bieżąco. Urzędnicy będą mogli na bieżąco informować obywateli o postępie rozpatrywanych spraw.

Wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania obiegiem dokumentów usprawni pracę, oszczędzi czas i uporządkuje przepływ informacji w urzędzie.

Końcówki u sołtysów

Oszczędność czasu mieszkańcom Krośnic ma z kolei zapewnić inne rozwiązanie informatyczne. W tamtejszym Urzędzie Gminy e-administracja została tak rozbudowana, że korespondencję do urzędu można wysłać bezpośrednio ze swojej miejscowości, od sołtysa. – Dzięki temu osoby, które nie mają dostępu do sieci, albo nie wiedzą jak z niej korzystać, mogą załatwiać sprawy urzędowe przez internet – mówi Marcel Kasprzak, prezes firmy MIS SA.
Wszystkie wnioski i formularze dostępne są w sołectwie, dzięki czemu mieszkańcy nie muszą po nie jechać do Urzędu Gminy, wracać do domu, kompletować załączników i ponownie jechać do Urzędu, by dokumenty złożyć – dodaje.
22 sołtysów przejmuje sprawy od mieszkańców w poszczególnych wioskach. Wszyscy oni pełnią rolę łączników: gdy nadejdzie odpowiedź z urzędu, informują mieszkańców o wyniku rozpatrzenia sprawy.
W ramach wdrożenia we wszystkich sołectwach zainstalowano komputery i podłączono je do systemu. Dodatkowo urzędnicy zostali zaopatrzeni w drukarki i skanery.

Końcówki u sołtysów służą nie tylko do przesyłania spraw od mieszkańców. To bardzo ważne narzędzie w kontaktach pomiędzy urzędem i sołtysami, na przykład w sytuacji kryzysowej, takiej jak powódź.

SMS od urzędnika