Omawiając zagadnienie kwalifikowalności należy przede wszystkim odróżnić pojęcia kwalifikowalności projektów i kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach realizacji projektów.

Projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych jest kwalifikowalny, jeśli spełnia następujące warunki ogólne:

• jest zgodny z politykami wspólnotowymi (m. in.: w zakresie: konkurencji, udzielania zamówień publicznych, ochrony i poprawy stanu środowiska naturalnego, równego traktowania kobiet i mężczyzn);
• jest zgodny z wymogami i obszarami wsparcia odpowiednich funduszy strukturalnych tj.: 
• na podstawie rozporządzenia 1783/1999 w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, bądź 
• na podstawie rozporządzenia 1784/1999 w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego, bądź 
• na podstawie rozporządzenia Rady (WE) Nr 1257/1999 z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie wsparcia rozwoju wsi przez Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej (EAGGF), nowelizującego i uchylającego niektóre Rozporządzenia, oraz Rozporządzenie Rady (WE) NR 1783/2003 z dnia 29 września 2003 r. zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1257/1999 w sprawie wsparcia rozwoju obszarów wiejskich z Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR), bądź 
• na podstawie rozporządzenia Rady (Ec) Nr 1263/99 z dnia 21 czerwca 1999 w sprawie Finansowego Instrumentu Sterowania Rybołówstwem;
• jest spójny z zatwierdzonym Programem Operacyjnym i spełnia szczegółowe kryteria określone dla danego działania w Uzupełnieniu Programu.
  

Wydatek jest, kwalifikowalny, jeżeli:

• został poniesiony w ramach projektu realizowanego z odpowiedniego funduszu strukturalnego;
• jest niezbędny dla realizacji projektu;
• jest racjonalny;
• jest rzetelnie udokumentowany i możliwy do zweryfikowania;
• jest spójny z obowiązującymi przepisami.

Należy pamiętać, że tylko wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane mogą zostać uznane za koszt kwalifikujący się do refundacji.

W następnym kroku koszty kwalifikowalne należy podzielić na kategorie. Przykładowy podział kosztów w projekcie:

• wydatki związane z personelem (koszty osobowe wraz z obciążeniami socjalnymi, a także koszty związane z wykonywaniem powierzonych zadań, przykład: wynagrodzenie kierownika projektu, praca wolontariuszy, wydatki związane z przejazdami kadry),
• wydatki związane z beneficjantem ostatecznym, (czyli osobami, grupami, do których jest skierowany projekt, przykład: opłaty za przejazdy i posiłki dla uczestników szkolenia),
• inne wydatki (przykład: program szkolenia, opłaty za najem sali na potrzeby szkolenia, czynsz, telefon, przesyłki pocztowe, amortyzacja sprzętu, wydruk materiałów promocyjnych, certyfikatów).

Wybrane zasady kwalifikowalności kosztów projektu europejskiego

Kwalifikowalność poniesionych wydatków można oceniać w trakcie realizacji projektu lub po zakończeniu jego realizacji przez weryfikację opłaconych faktur (lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedstawianych przez beneficjanta do refundacji w ramach wniosków o płatność oraz podczas kontroli na miejscu realizacji projektu.

Podczas weryfikacji sprawdza się m.in. czy poniesione wydatki są zgodne z...